【ビジネスマンの最低スキル】Excelの使い方:最低限のショートカットキーを覚えよう

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仕事をもっと早く終わらしたい人「何でビジネスマンってこんなにExcelを使わなければならないんだろう。しかも人によって同じ資料なのに作業スピードが違う理由はなぜ?最低限のスキルだけ知りたいよう・・・」

こんな悩みを解決します。

▪️記事のテーマ

【ビジネスマンの最低スキル】Excelの使い方:最低限の関数とショートカットキーを覚えよう

これを知らない方は覚えれば今の2倍は作業が早くなります。

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▪️記事の信憑性

記事を書いているMOKKONは小売業で働いており、その中でバイヤーとして数値をまとめる作業や分析するための作業を全てエクセルで行っていました。

数値分析としてディストリビューターの経験もあり、資料作成や表作成においては関数は手打ち、基本的な動作はマウスを使用しないほどになりました。そして、データ集計からマクロ作成に至るまで作業効率化の限りを尽くしてきたのです。

そんな私がビジネスマンにおいて最低限身につけておくことで作業が捗る6つ方法をご紹介したいと思います。

▪️目次

ショートカットキーを使いこなしましょう!

  • 選択範囲の指定
  • コピー&ペースト
  • 保存&印刷
  • セルの移動
  • 複合技
  • ピボットテーブル

▪️お伝えしたいこと

この記事は「仕事でエクセルを使用しているけど、すごい苦手!関数とかよく分からない!最低限のスキルだけ知りたい!」という方向けです。

この記事を読む事で「このスキルは仕事で使える!これがあれば作業がはかどる!」とイメージして頂けるようになります。

それではさっそくはじめていきましょう。

選択範囲の指定

選択範囲の指定と言って思いつく動作は何でしょうか?良い例と悪い例を紹介します。

悪い例:マウスを使って範囲指定をする

これは一般的な方法なのですが、範囲指定するたびにマウスを触っているようですと作業が遅くなってしまうのは当然です。

良い例:全選択ショートカット

▪️ショートカットキー
Windowsの場合:Ctrl + A
Macの場合:Command + A

このショートカットキーは表全体を一発で選択することができます。

◆こんな方にオススメ

  • 初期状態の表をバックアップしておきたい方
  • 扱う表が大きくマウスではうまく狙いが定まらない方

コピー&ペースト

コピー&ペーストは恐らくExcelの中で最もよく使う機能です。良い例と悪い例を紹介します。

悪い例:マウスを使ってコピー&ペースト

社内でもこの作業をしている方が本当に多いです。マウスは万能ですが最善ではないことを誰も教えないのが問題ですね。

この方法を使ってコピー&ペーストを行っている方はいますぐにやめて下さい。作業効率が悪すぎます。

良い例:ショートカットキー

▪️コピーのショートカットキー
Windowsの場合:Ctrl + C
Macの場合:Command + C

▪️ペーストのショートカットキー
Windowsの場合:Ctrl + V
Macの場合:Command + V

これさえ覚えれば日々の仕事の30%は効率化できます。コピー&ペーストではマウスは使わない!そう心掛けてExcelでの作業にのぞみましょう。

◆こんな方にオススメ

  • 資料作成を主に行う方
  • 資料の転用を主に行う方(誰かの資料を自分の資料に転用など)

保存&印刷

ファイルの保存や資料の印刷はExcelでは欠かせない作業の一つです。この作業をマウスを使って行っているようであれば非常に効率が悪いです。

良い例と悪い例を紹介していきます。

悪い例:マウスを使って保存&印刷

WindowsでもMacでも左上の”ファイル”から名前をつけて保存(上書き保存)かプリント(印刷)を行います。

これではマウスを動かす作業とクリックする作業が発生してしまうため非効率です。

良い例:ショートカットキーで保存&印刷

▪️保存のショートカットキー
Windowsの場合:Ctrl + S
Macの場合:Command + S

▪️印刷のショートカットキー
Windowsの場合:Ctrl + P
Macno場合:Command + P

保存の場合は既に名前をつけて保存をしている場合、自動的に上書き保存されます。これをしっかり行っているだけでデータ紛失時にはバックアップ対策できますね。

◆こんな方にオススメ

  • 大事なデータを保存しておらず紛失した経験がある方
  • 資料印刷を主に行うデータ管理の方

セルの移動

セルの移動もよく使います。と言ってもマウスで選択位置を指定している場合には”セルの移動”という言葉自体あまり使いませんのでなれない言葉ではないでしょうか。

悪い例:マウスでセルを移動する

セルを一番端まで移動させる場合、マウスで移動させる方がいます。その場合、扱うデータ大きく表が膨大な場合はセルを移動させるだけで相当の時間がかかってしまいます。

良い例:ショートカットキーでセルの移動

▪️ショートカットキー
Windowsの場合:Ctrl + 矢印キー
Macの場合:Command + 矢印キー

このショートカットキーは選択したセルの一番端まで飛ぶことのできるものです。

◆こんな方にオススメ

  • カーソルバーをよく使う方
  • 大きいデータ(表)をよく扱う方

複合技

今回ご紹介する複合技は先に紹介した”セルの移動”と複数選択のキーを同時に使用するものです。

▪️複数選択のキー
shift + 矢印キー

このキーは単体ではそこまで多く使わないのですが、あるキーと組み合わせて使う事で利便性がものすごく上がります。

それはセル移動キーとの複合です。

一般例:マウスを使って選択する

小さい表などではマウスを使って範囲をしているなどはある程度簡単なのですが、大きい表になるとこうはいきません。企業で扱うデータはこんなもんではないですからね。

複合技:セル移動キー+複数選択

▪️複合キー
Windowsの場合:Shift + Ctrl + 矢印キー
Macの場合:Shift + Command + 矢印キー

この複合技は端から端までを一括で選択できるものです。これを使えばコピーしたい箇所なども一括で選択することができるので色々なシーンで使えます。

◆こんな方にオススメ

  • 扱うデータが大きい方
  • セルの範囲指定やコピーペーストを多く使用する方

スキルアップと作業効率化の両方をショートカットキーで進めていきましょう。

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